Gestion de projet : Les informations nécessaires au travail du chef de projet

Le chef de projet, dans n’importe quel secteur d’activité, doit pouvoir s’appuyer sur des informations fiables afin de mener à bien sa mission.

De la fiabilité de ces informations dépend la réussite dudit projet et son coût : un chef de projet qui n’a pas toutes les informations et les outils en main prend du retard dans l’exécution du plan d’actions prévu.
Des coûts supplémentaires sont alors envisagés pour rattraper le temps perdu.

La rédaction scrupuleuse du cahier des charges doit permettre au chef de projet de réaliser sa mission dans les meilleures conditions possibles. Cette feuille de route contient 6 axes primordiaux :

L’objectif

Un projet mal maîtrisé par manque d’informations peut faire dériver l’objectif de la mission. Pour savoir à quels résultats il doit parvenir, le chef de projet a besoin de connaitre les enjeux et le contexte dans lequel il évolue.

Cette vision étant bien claire dans son esprit, il adaptera les outils et les moyens à mettre en œuvre pour atteindre l’objectif fixé.

La planification

Un projet bien planifié, avec des tâches précises, estimées en heures de travail et réparties sur les différents membres de l’équipe a toutes les chances d’aboutir en temps et en heure.
Le chef de projet réunit son équipe quotidiennement pour suivre l’avancement du planning. Pour se faire, il peut recourir à un logiciel de gestion de planning (Harvest Forecast, voir ci-dessous).

Le chef de projet définit en outre les besoins en outils et en formation pour son équipe et anticipe les risques de nature à affecter le bon déroulement du projet.

Maîtriser les coûts et respecter le budget

La crédibilité d’un projet passe également par la maîtrise des coûts nécessaires à sa réalisation. Le chef de projet, au regard de l’objectif à atteindre, va élaborer un budget prévisionnel se rapprochant le plus possible de la réalité.

Deux types de coûts sont à prendre en compte dans l’élaboration de ce budget.

Les coûts directs représentent en général la part la plus importante des prévisions. Il s’agit en particulier des salaires des intervenants de l’équipe ou les rémunérations des consultants ou des sous-traitants externes. Les dépenses liées à l’acquisition ou à la location de matériels ainsi que les frais de déplacement sont considérés également comme des coûts directs.

Les coûts indirects englobent les frais de fonctionnement de l’équipe du projet et ceux affectés à la gestion de celui-ci.

Définir les ressources du projet

Le chef de projet est également en charge d’évaluer les besoins aussi bien en moyens humains que matériels. Ses interventions et sa surveillance se concentrent surtout sur la dynamique de l’équipe, en veillant à ce que les compétences de chacun soient bien exploitées et affectées aux tâches du projet correspondant.

Il reste à l’écoute des remarques et suggestions qui lui sont faites et de nature à améliorer l’avancement du projet et éventuellement, envisage des actions de formation auprès de certains collaborateurs afin de les rendre plus efficaces.

Véritable animateur de l’équipe, il assure également la cohésion entre les métiers en maintenant une bonne ambiance de travail.

Evaluation des risques

Le risque zéro n’existe pas en matière de conduite de projet. Cependant, pouvoir le prévenir en appliquant une méthode stricte de gestion des risques est une tâche à prévoir.

Après avoir identifié le type de risques potentiels, le chef de projet les hiérarchise en fonction de leur impact. Il peut alors envisager des solutions pour contourner ces risques ou atténuer leur impact négatif. En dernier lieu, le chef de projet cerne les périodes pendant lesquelles les risques sont les plus élevés.

Il opère une veille permanente sur ces risques pendant toute la durée du projet.

Un projet collaboratif

La réussite du projet tient à l’implication totale des membres de toute l’équipe. Pour s’assurer la collaboration pleine et entière de celle-ci, le chef de projet utilise toujours un outil de gestion de projet auquel chaque intervenant a accès. Les logiciels actuels du marché permettent de gérer l’ensemble des éléments importants du projet :

• Suivi des tâches
• Avancement du projet
• Suivi du budget
• Gestion des ressources